¿Elaboración de Presupuestos y Planificación con hojas de cálculo en tiempo real?

El proceso de elaboración de presupuestos, planificación y análisis de las hojas de cálculo pesadas y engorrosas, propensas a los errores y centradas de manera restringida; simplemente no permite a las empresas alterar los planes, volver a realizar previsiones ni modificar los presupuestos en tiempo real. Según los expertos analistas el esfuerzo requerido para consolidar centenares (o miles) de hojas de cálculo inhibe la rápida reacción a los cambios en la economía, las condiciones del mercado o las condiciones competitivas. Por ejemplo, dado que el proceso de planificación basado en las hojas de cálculo avanza tan lentamente, la recopilación puntual de la información de toda la empresa para asignar fondos a fin de acelerar la investigación y la creación de productos resulta ser, por lo general, casi imposible, con una gran pérdida de ventaja competitiva. Además, cuando las condiciones exigen una reacción rápida, pero se carece de información en tiempo real, los ejecutivos se pueden ver obligados a confiar en conjeturas hechas con cierta base o, peor aún, en un presentimiento “instintivo”.


Relevancia y credibilidad

El proceso de elaboración de presupuestos y de planificación basado en las hojas de cálculo es tan imperfecto que, según los expertos los directores de nivel operacional a menudo consideran todo el proceso de planificación y gestión del rendimiento como algo irrelevante. Los planes, los presupuestos y las previsiones que presentan son modificados por capas de planificación corporativa, pero los cambios no se comunican al director de línea. Como resultado, los directores no se creen el proceso al pie de la letra y prestan escasa atención a los objetivos corporativos o las declaraciones de la visión en las operaciones diarias, dado que dichos “artefactos” procedentes de las oficinas centrales están completamente desconectados de las realidades a las que se enfrentan regularmente los directores.


Conclusión

Se ha de decir que las hojas de cálculo han resultado ser una útil herramienta de productividad personal a lo largo de la mayor parte de las áreas del empeño humano –pero no para la planificación de la empresa. Las hojas de cálculo pueden manejar los números, es verdad, pero las hojas de cálculo están limitadas en gran medida porque dependen de los “imperfectos” usuarios humanos para generar fórmulas complejas y rutinas de macros. Dado que las hojas de cálculo funcionan pobremente en entornos de colaboración, son incapaces de acceder a datos y agregarlos a partir de fuentes diferentes, y apenas pueden considerarse una solución empresarial.
Por otra parte, la utilización de las hojas de cálculo para la elaborar un plan o los presupuestos corporativos puede resultar en un error significativo con un coste de millones, y puede suscitar serias dudas sobre la integridad de los planes estratégicos en general. Las hojas de cálculo hacen que los planes y los informes sean difíciles de mantener, e inhiben –en vez de facilitar– un proceso de presupuestos y planificación colaborativa en toda la empresa. Y a medida que los planes de negocio y los análisis se hacen más grandes y más complejos, la incompetencia de los sistemas basados en las hojas de cálculo se ve únicamente magnificada.

No obstante, está disponible una verdadera solución de planificación empresarial.
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